PennEnergy est présentée par le PDG d’Opidis, Philip Woodrow, qui insiste sur l'importance d'avoir un accès rapide aux versions les plus récentes de votre contenu d'ingénierie

Dans l'environnement professionnel d'aujourd'hui, avec de nombreuses entreprises utilisant d'anciens systèmes de gestion de documents et opérant à travers plusieurs plates-formes, vous devez être certain que vos données d'ingénierie constituent l'unique référence fiable.

Dans l'environnement professionnel d'aujourd'hui dirigé par la technologie et saturé d'informations, où des entreprises d'énergie peuvent utiliser d'anciens systèmes de gestion de documents ou peuvent gérer les données à partir de différentes plates-formes et différents systèmes, il existe un risque réel que plusieurs versions du même document soient utilisées. C'est particulièrement vrai pour la gestion des données d'ingénierie, où les documents pertinents peuvent être stockés dans plusieurs dossiers via le réseau informatique de l'entreprise, ou peuvent se trouver dans différents systèmes. Les entreprises ont besoin d'équipes pluridisciplinaires pouvant associer les documents, les schémas et les contenus, en étant sûres que la version des données d'ingénierie qu'elles utilisent constituent l'unique référence fiable.

En garantissant que tous les membres de l'équipe peuvent avoir accès à la bonne information, rapidement et facilement, et qu'ils travaillent à partir des mêmes documents mis à jour, vous augmenterez l'efficacité opérationnelle et la productivité de vos ingénieurs et de vos équipes d'exploitation et vous pourrez réduire les coûts en travaillant de manière plus intelligente.

Défi

Avec autant d'informations stockées à différents emplacements dans des formats différents, à travers une myriade d'archives numériques et de bases de données, les ingénieurs peuvent trouver difficile de gérer la masse des données acquises et d'avoir accès aux informations dont ils ont besoin rapidement, facilement et au format adéquate. Nous atteignons la limite où la gestion des données peut devenir trop compliquée pour permettre une recherche facile. Comme une version remplace la précédente, compte tenu de l'importance de la cohérence des références et des métadonnées entre différentes sources, et comme le nombre des formats de document augmente, il est essentiel que toutes les informations pertinentes soient accessibles et les versions les plus récentes facilement identifiables.

Bien que de nombreux ingénieurs aiment obtenir le premier modèle de travail, ce n'est que le point de départ. Le modèle doit ensuite être saisi dans les plans d'ingénierie, avec les données d'ingénierie associées. Les plans servent à décrire comment reproduire de manière cohérente la conception, ce qui constitue la base pour les améliorations de produit et l'efficacité de la production. Également, les données d'ingénierie prouvent que le produit répond aux objectifs de conception initiaux. La preuve du respect de la conformité est très importante pour les entreprises, à la fois pour les intervenant internes (le service marketing, le service comptable et le service production) mais aussi pour les groupes extérieurs tels que les distributeurs, les clients, les prestataires de services et les agences de réglementation.

Cependant, il ne suffit pas de créer des plans d'ingénierie et d'enregistrer les données techniques. Pour être vraiment utiles, les plans d'ingénierie et les données doivent être stockés, revus et approuvés, publiés et mis à jour. Lorsque des modifications sont effectuées, différentes versions du même document peuvent être facilement créées et il existe un risque que des versions périmées et parallèles de plans et de schémas soient affichées et que les informations correspondantes soient utilisées. Il se peut également que d'autres systèmes, comme le système ERP ou le système de maintenance d'actif, conserve d'anciens documents.

Quel type d'informations doit être stocké?

Chaque plan d'ingénierie, incluant les documents techniques tels que les spécifications et les procédures, contient des informations complètes. Cela comprend la personne finalement responsable du contenu du document, un système de numérotation de document permettant son identification, un titre ou une description, une révision de document appropriée ou une autre indication de version de conception particulière, le ou les auteurs, le ou les réviseurs et toute autre personne ayant contribué à l'information. Il y a aussi toutes les informations techniques nécessaires pour atteindre leur but.

En plus des plans d'ingénierie officiels, toutes les informations, à la base des conceptions d'ingénierie, doivent également être enregistrées par voie électronique. Ces données comprennent : capacités et spécifications fonctionnelles de produit ; estimations de budget ; hypothèses de volumes de production et calendriers de développement ; fiches techniques de composant de fournisseur ; essais de fonctionnement de produit et résultats de qualification ; autres données de conception ; notes, calculs et autres communications écrites. Cela représente une énorme masse de données, qui doit être accessible à toute personne impliquée dans la conception, la mise à niveau ou la rénovation.

Que se passe-t-il si la mauvaise version est utilisée ?

Lorsque la documentation est détenue hors ligne, dans des silos différents au sein d'une entreprise, il se peut que des équipes qui travaillent ensemble et simultanément utilisent des versions différentes d'un plan. Dans le meilleur des cas, si la mauvaise version des données d'ingénierie est utilisée, ceci peut causer des malentendus, et peut entraîner un retard dans le projet. Dans le pire des cas, ceci peut affecter la qualité globale du projet et affecter le résultat d'exploitation. La question de la qualité peut aussi conduire à de graves problèmes de santé et de sécurité en plus de l'impact sur le résultat d'exploitation.

Philip Woodrow, PDG de McLaren Software, commente : « Les secteurs du pétrole et du gaz et de l'énergie possèdent de grandes usines et des actifs importants et, de ce fait, un volume croissant de contenus d'ingénierie doit être géré. Avec une telle masse d'informations, compliquée par la déontologie et les réglementations ou les déréglementations, il est vital que les entreprises reconnaissent et comprennent l'importance de bien gérer leurs documents d'ingénierie. »

Importance de la fonction de recherche

Philip Woodrow poursuit : « Lorsque les informations ne sont pas mises à jour et ne sont pas facilement recherchables, ceci a de graves conséquences sur la santé et la sécurité, et également sur les coûts. Imaginez une situation d'urgence, comme une catastrophe naturelle se traduisant par un déversement de pétrole. Que se passera-t-il si l'on ne dispose pas des informations les plus récentes concernant la santé et la sécurité, ainsi que les procédures d'urgence et de secours, incluant les informations sur les pipelines ? Lorsqu'il existe un risque pour la vie humaine ou un danger pour l'environnement, ceci a souvent des conséquences allant bien au-delà des sanctions financières et, dans ces situations, le délai de réaction est essentiel. Même si, en fin de compte, le résultat n'est pas trop grave, ceci peut impliquer des coûts extrêmement importants pour rechercher les documents pour des audits de longue durée, après l'événement. »

Dans un tout autre ordre d'idées, mais tout aussi important que de disposer des schémas ou des plans d'ingénierie corrects, il y a le démantèlement planifié. D'après des experts de l'industrie du pétrole et du gaz au Royaume-Uni, entre 2014 et 2023, au total 927 puits de pétrole sur la plate-forme continentale britannique (mer du Nord et mer d'Irlande) seront mis hors service. Ceci représente 246 structures supérieures à déposer de 104 plates-formes, faisant au total 281 600 tonnes. 134 000 autres tonnes de structures sous-marines doivent également être déposées, et 3 277 km de pipelines doivent être mis hors service. L'ampleur de ce projet démontre l'absolue nécessité d'informations précises et à jour des actifs. Sans cela, les hypothèses formulées dans le cadre du démantèlement seront très probablement inexactes, avec des risques importants pour l'environnement et pour la santé et la sécurité.

Toute la vérité

Le scénario idéal est d'avoir un portail unique, fiable et de référence, ce qui améliore et complète le système existant Enterprise Content Management (ECM) (gestion de contenu d'entreprise) pour rechercher, trouver et naviguer dans le contenu d'ingénierie. Pour ce faire, un fil conducteur doit associer tous les contenus d'ingénierie pertinents dans les différents référentiels sources. La gestion efficace des données grâce à la technologie signifie que la documentation peut maintenant être facilement trouvée et comprise d'un simple clic. En assurant la cohérence des références et l'intégrité des données à travers différents types et différentes sources de documents, on sera sûr que, lorsque l'information est requise, elle n'est pas dupliquée et les résultats de la recherche peuvent être instantanément validés. De plus, avec une navigation facile et rapide, le temps perdu pendant les recherches, en parcourant de trop nombreux dossiers et en trouvant plusieurs versions différentes du même document, peut être éradiqué. En rendant la navigation et la recherche de données faciles via un portail unique, fiable et de référence, et en associant les documents, les schémas et les contenus à des numéros de référence et à des hotspots via des liens, pour obtenir en retour un seul résultat, le plus récent, tout le monde sera sur la même page lorsqu'il s'agit du calendrier d'un projet donné.

Un nouveau logiciel passionnant doit être lancé bientôt et il permettra à cette vision de devenir réalité. Lors de son introduction, il augmentera le rendement opérationnel et la productivité des ingénieurs et du personnel d'exploitation, et il permettra de faire baisser les coûts en offrant un accès plus efficace aux informations qui pourront être recherchées plus rapidement et facilement. Il s'appuiera sur des fonctions d'extraction utilisant des références et des métadonnées avancées pour rechercher et trouver les informations essentielles et il introduira un progrès radical au sein de l'industrie.

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