Le cœur du problème est la confiance en votre contenu d'ingénierie

L'accès à l'information devient inutile s'il n'y a pas de confiance dans le fait que l'information est correcte

Chaque projet d'ingénierie comporte une masse de documents et de données répartis entre les équipes, les systèmes et les sites. Les ingénieurs travaillant sur les projets doivent rechercher et trouver rapidement les contenus pertinents et doivent pouvoir y accéder à partir de sites à distance, mais l'accès à l'information devient presque inutile s'ils n'ont pas confiance dans le document pour commencer.

Perte de temps, d'argent et d'efforts sont des risques évidents de la mise à jour des documents et des contenus qui sont périmés ou incorrects. Le cœur du problème est le manque de confiance : être sûr que le document sur lequel vous travaillez et son contenu reflètent les conditions réelles de l'actif, et les normes approuvées à partir desquelles il a été calculé, acquis et construit.

Quelle est la bonne version ?

Lorsqu'un ingénieur n'a pas confiance dans un document, il remet en question la qualité de tous les autres documents d'un projet. Non seulement la confiance de cet ingénieur sera affectée, mais il parlera aux autres ingénieurs de ses doutes, et toute l'équipe commencera à se demander si les documents et les données utilisés pour prendre des décisions critiques sont réellement corrects, ou si le dernier document utilisé est bel et bien le document le plus récent.

Avant de commencer un nouveau projet, les équipes de projet valident généralement la qualité du contenu du plan afin de minimiser le risque contractuel de refaire le travail en raison d'inexactitudes spatiales et de données. Afin d'apaiser leurs craintes et d'être sûrs que les plans sur lesquels ils travaillent sont exacts, les ingénieurs effectueront une vérification sur place pour s'assurer que les informations contenus dans les plans sont correctes.

En plus d'impliquer des efforts et un temps supplémentaires, l'exercice est aussi extrêmement coûteux.

La confiance fait gagner du temps et diminue les coûts

La confiance dans un contenu d'ingénierie s'appuie sur une relation de confiance entre le propriétaire exploitant et les utilisateurs de l'information. Par exemple, un sous-traitant travaillant au nom d'un propriétaire exploitant peut avoir besoin de remplacer certains équipements de l'usine. Comme mentionné précédemment, si le sous-traitant ou l'équipe technique a reçu des plans dans lesquels ils n'ont pas confiance, ils commenceront par vérifier ce qui se trouve sur le site avant même de commencer leur travail. Si le propriétaire exploitant peut fournir des informations précises correspondant aux conditions du site de l'usine, ceci peut faire gagner des jours, voire des semaines de contrôles et de vérifications sur le terrain, sans parler des coûts associés. Lorsque vous totalisez les coûts du voyage d'un ingénieur, de son hébergement, de la location d'une voiture, des repas, de l'accès au site et des retards potentiels pour démarrer le projet, l'importance d'avoir confiance dans ce document devient de plus en plus évidente.

La répétition de l'effort fait perdre du temps et de l'argent

Réfléchissez au nombre de projets réalisés par plusieurs sous-traitants au fil du temps. Un ingénieur visite un site, commence à prendre des mesures et, à ce moment, se rend compte qu'un autre ingénieur d'une autre entreprise fait exactement la même chose. Ils travaillent tous les deux à partir des mêmes plans, dans la même salle, mais ils n'avaient pas la confiance nécessaire pour commencer à travailler tant qu'ils n'avaient pas été sur le site et tant qu'ils n'avaient pas vérifié l'exactitude de ces plans par eux-mêmes. Combien de fois cela s'est-il produit précédemment sur des projets antérieurs ? Et le fera-t-on encore ? Cet exercice nécessite un effort répétitif et prend beaucoup de temps, de plus il est extrêmement coûteux pour le projet qui ensuite est transmis au propriétaire exploitant.

Il est évident que le temps, l'argent et l'effort pourraient être économisés par une saisie des connaissances et par une gestion de documents efficaces.

Le risque disparaît si vous avez confiance dans le document

Il y a des coûts inhérents et des problèmes de sécurité associés à des visites du site par le sous-traitant. Les installations visitées peuvent faire l'objet de réglementations très sévères avec des environnements très dangereux contenant des produits dangereux, des machines lourdes et des systèmes présentant un risque de blessure. Les sous-traitants visitant ces installations doivent parfois passer par des protocoles de longue durée pour accéder au site, avec par exemple des formations concernant la santé et la sécurité, pouvant parfois prendre plusieurs jours en fonction de l'industrie, avant même de pouvoir entrer dans l'installation. Des permis de travail spéciaux doivent parfois être obtenus avec une habilitation sécurité supplémentaire avant de pouvoir entrer dans des zones particulières de l'usine. Des vêtements de protection peuvent aussi être nécessaires pour se protéger d'un contact personnel avec des environnements dangereux. Les équipements réutilisables comme les combinaisons et les appareils respiratoires exposés à des matières dangereuses doivent être nettoyés après chaque utilisation, ce qui à son tour génère des eaux résiduels devant être traitées. Les autres éléments de protection individuelle comme les gants et les couvre-chaussures sont jetés, ce qui génère des déchets solides devant être traités. Le volume des déchets générés, leur traitement et leur stockage impliquent des coûts importants, sans parler des retards résultant des mesures de contrôle d'accès pouvant interdire l'entrée des sous-traitants dans certaines zones de l'installation. Des milliers de personnes peuvent visiter une usine chaque année, ce qui entraîne des centaines d'heures de travail non-productives et ce qui génère des tonnes de déchets à traiter. Ainsi, l'établissement de la confiance dans ces documents dès le début du projet entraînerait une économie très importante et, si les plans étaient exacts, ceci pourrait réduire ou éliminer les visites des sous-traitants sur le site, minimisant ainsi les facteurs de risque directs et indirects, ainsi que les coûts associés.

La conservation des documents doit suivre un processus ordonné : il faut savoir qui les a vérifiés à leur sortie, qui les a vérifiés à leur entrée et qui a travaillé dessus ; ceci permet de maintenir la qualité et la confiance dans l'information et d'éviter d'utiliser le mauvais document au début d'un projet. Les propriétaires exploitants peuvent tenir le sous-traitant responsable des dépassements de budget et de calendrier. Le sous-traitant d'ingénierie peut le justifier en indiquant que le plan est mauvais, mais les deux situations pourraient être évitées grâce à une gestion efficace des documents et grâce à la possibilité d'avoir accès à tous les documents dont vous avez besoin à partir d'un seul emplacement, un portail unique de référence et fiable.

Une solution simple : un portail unique considéré comme une référence fiable

Opidis offre aux propriétaires exploitants les solutions dont ils ont besoin pour maintenir la confiance et le contrôle de leur contenu d'ingénierie, en établissant la confiance au sein de leur réseau de chaîne d'approvisionnement. Son portail qui permet une recherche et une navigation intelligentes a été conçu en pensant aux ingénieurs pour fournir une vue unique des documents. En associant les contenus du système Enterprise Content Management (ECM) et les contenus des système extérieurs tels que la gestion d'actifs ou l'ERP, les informations pertinentes peuvent être recherchées et affichées rapidement et facilement à partir d'un seul emplacement. Grâce à la technologie, les ingénieurs ont accès à la version la plus récente d'un plan ou d'un document, quel que soit son format ou sa source. La solution d'Opidis est accessible sur les sites à distance, même lorsqu'il y a peu ou pas de connectivité et elle rassemble des documents disparates, ce qui améliore les communications entre les équipes. Contactez Opidis pour en savoir plus.