Des volumes de données de plus en plus importants, des équipes déconnectées, des documents sur plusieurs emplacements et dépôts, des données incohérentes ou incorrectes... la liste des défis à relever pendant le cycle de vie d'un actif continue à s'allonger.

Aujourd'hui, les solutions technologiques permettent de trouver de nouvelles manières pour résoudre ces problèmes en améliorant l'expérience utilisateur pour les ingénieurs. Grâce à la conception d'interfaces spécialement adaptées, correspondant exactement à la façon dont les ingénieurs veulent travailler et offrant de nouveaux moyens intelligents pour associer les documents d'ingénierie, les plans, les manuels et les schémas peuvent être recherchés et lus rapidement et facilement.

Steven Bruce, Directeur des Opérations de Développement chez Opidis, évoque les difficultés rencontrées par les ingénieurs pour trouver les documents et y accéder. Il discute aussi d'une nouvelle solution pour les aider. Il souligne les cinq principaux facteurs qui, à son avis, sont essentiels pour faire baisser les coûts et pour améliorer la productivité des ingénieurs. Il indique comment un portail unique de référence peut permettre d'augmenter le rendement.

1. S'appuyer sur l'investissement ECM

Les entreprises ont beaucoup investi dans leur infrastructure de gestion de contenu d'entreprise (ECM) et elles veulent maximiser les capacités de leur solution existante, sans avoir à la mettre à niveau ou à la remplacer. Toutefois, le principal obstacle à l'utilisation de la technologie est souvent son adoption par l'utilisateur. Les solutions axées sur les documents ne sont pas adaptées à la manière dont un ingénieur effectue ses recherches et navigue dans l'information, ce qui peut le frustrer lorsqu'il tente de trouver rapidement et facilement des documents et des plans critiques d'ingénierie.

Steven Bruce commente : « En réponse à ces défis du marché, nous avons lancé un portail unique de référence pour le contenu d'ingénierie complétant et améliorant votre ECM existant, tous les contenus originaux restant dans le référentiel source. Grâce à l'étiquetage intelligent et en associant les documents grâce à l'utilisation d'hyperliens et de hotspots, une recherche unique permet de récupérer tous les P&ID et tous les documents concernant un instrument ou un équipement particulier dans une seule interface, afin que les ingénieurs puissent visualiser et naviguer dans le contenu rapidement et facilement, quel que soit le format initial ou la source. »

 

2. Qualité incorporée

La recherche de documents et de plans par numéro de référence d'équipement est difficile. Souvent, ces documents ont été fournis par l'entrepreneur EPC ou par un fournisseur externe sous forme d'images numérisées. La qualité et la cohérence de ces documents peuvent également poser problème. Ce problème est compliqué par le fait que les documents peuvent contenir des références d'équipement incorrectes ou incohérentes. Souvent les documents concernant le même équipement utilisent différentes conventions de numérotation (par exemple un tiret au lieu d'un souligné) de sorte qu'il devient très difficile de relier tous les contenus concernés.

Dans certains cas, les entreprises résolvent ce problème en indiquant les références d'équipement sur les documents en tant qu'attributs. Ceci permet de rechercher ces documents, mais l'opération de marquage des références et leur mise à jour est coûteuse et peut être sujette à l'erreur humaine. Une fois que le document correspondant à une référence a été trouvé, il peut être difficile d'avoir la certitude que vous avez la version la plus à jour.

Steven Bruce ajoute : « Notre solution permet de valider automatiquement les références et de vérifier la qualité, si bien que les incohérences peuvent être corrigées et la cohérence des références assurée entre les différents types de documents et de sources. Grâce aux contrôles de cohérence, vous pouvez être sûr que les numéros de références indiqués sur les documents sont corrects et qu'ils ont été validés par comparaison avec le registre principal des numéros de référence. Cette validation est effectuée de façon continue dans le cadre du cycle de mise à jour lorsque de nouveaux documents ou de nouvelles versions de documents sont ajoutés. »

 

3. Accès facile et rapide

Tous les contenus techniques doivent pouvoir être recherchés à partir d'un portail unique et simple, dont la navigation est logique pour les ingénieurs. Souvent, les équipes d'exploitation et de maintenance n'ont aucun lien avec les équipes de bureau d'études, travaillant en vase clos et utilisant des systèmes disparates. Cela a un impact sur la productivité et l'efficacité car du temps est perdu à rechercher un contenu associé à un actif particulier. Par conséquent, les applications basées sur les rôles sont de plus en plus importantes, non seulement pour être plus facilement adoptées par l'utilisateur, mais également pour augmenter la productivité et inciter à une meilleure communication et collaboration.

« Par exemple, en permettant l'accès via un portail personnalisable tel que OnLink, les ingénieurs peuvent trouver facilement les plans et les documents connexes en cliquant sur une carte géographique d'une usine, accédant au contenu pour une pompe à un emplacement spécifique grâce à des liens sur cette carte, et ils peuvent afficher tous les contenus associés à un emplacement. Par ailleurs, ils peuvent rechercher ce contenu en utilisant un texte, ou un numéro de référence, par exemple, ou ils peuvent rechercher dans le plan lui-même, tous les contenus concernant cette recherche particulière étant affichés en quelques secondes » explique Steven Bruce.

 

4. Confiance dans vos informations

Il est très important d'avoir confiance dans vos informations, surtout dans le cadre d'un environnement fortement réglementé ou d'un environnement critique pour la sécurité. Lorsqu'un document critique existe dans différents formats et dans différents référentiels de données, il est vital que vous soyez sûr que le document auquel vous accédez est le document le plus à jour. Steven Bruce explique : « Avec la solution de recherche intelligente Opidis, les documents importants sont accessibles directement à partir d'une interface graphique intuitive, avec des liens rapides pour avoir accès aux documents non seulement à partir du référentiel source ECM, mais aussi à partir d'autres référentiels extérieurs comme SAP, Maximo ou Asset Suite. Cela garantit que vous accédez à la version la plus à jour, en évitant d'éventuels retards et erreurs ou des frais supplémentaires. » 

Il poursuit : « Cependant la mise à jour des documents est toujours difficile et il est essentiel de pouvoir marquer ou de contrôler les modifications, en particulier lorsque vous travaillez sur le terrain. Avec Opidis, vous pouvez ajouter des commentaires ou des annotations, ou mettre en surbrillance les domaines devant être retravaillés, en vous assurant que les plans incorporés reflètent ce qui se passe réellement sur le terrain - avec les annotations renvoyant ensuite au référentiel source ECM. »

 

5. Mobilité partout

Les ingénieurs de terrain doivent avoir accès à l'information correcte au bon moment, car ils sont souvent à l'extérieur sur un site à distance, à des emplacements éloignés avec une connexion limitée ou inexistante. Pour que les ingénieurs puissent réagir rapidement et s'acquitter de leur rôle, il est essentiel qu'ils aient accès à tous les documents dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs tâches, que ce soit sur leur ordinateur portable ou leur tablette.

Steven Bruce explique : « Le portail Opidis permet à plusieurs utilisateurs d'avoir accès à son contenu, ce dernier étant périodiquement transféré sur le site à distance afin de s'assurer que la version la plus récente est toujours disponible. Pour les travailleurs isolés, la solution peut être installée directement sur l'ordinateur portable ou la tablette de l'utilisateur pour permettre un accès sur le terrain. Les contenus personnalisés nécessaires pour la visite du site sont chargés dans le portail avant de partir. Cela permet d'assurer la continuité opérationnelle, la productivité de la main d'œuvre et le respect des normes QHSE (qualité, hygiène, santé, environnement), même en mode déconnecté. En travaillant de cette façon, on évite les retards coûteux, les réfections et surtout les mauvaises prises de décision dans des situations critiques pour la sécurité. »

Pour stimuler la productivité et l'efficacité, et ainsi réaliser des économies, les entreprises doivent trouver des moyens innovants de tirer parti de leur investissement existant ECM en fournissant aux ingénieurs une méthode intuitive et facile pour rechercher les contenus et y naviguer. Opidis est conçu pour les ingénieurs. Cet outil offre des fonctionnalités de recherche et de navigation intelligentes en associant les contenus à des numéros de référence, des hotspots et des hyperliens, afin de pouvoir trouver tous les contenus techniques à partir d'un seul emplacement. L'appui sur les investissements existants, la qualité intégrée, un accès facile et rapide, la confiance dans votre information et la mobilité : voici les cinq principaux facteurs pour que ceci devienne une réalité.